Il ciclo commerciale attraversa più documenti, ma dovrebbe mantenere un contesto riconoscibile. Anagrafica, proposta, ordine, consegna e fattura raccontano passaggi diversi della stessa richiesta. Questa guida segue le operazioni in Nexora e indica dove rileggere dati e collegamenti prima di proseguire al documento successivo.
Prima di iniziare
Lavora con i moduli e i permessi previsti per il tuo profilo. Per provare validazioni e movimenti usa un contesto di collaudo: la numerazione e lo storico operativi devono restare coerenti.
1. Qualità dei dati e riferimenti univoci
- Cerca nome, codice e identificativi del soggetto prima di inserire un nuovo record.
- Confronta i risultati per riconoscere omonimie, sedi differenti e duplicazioni.
- Correggi soltanto le informazioni confermate e mantieni riferimenti coerenti fra le schede collegate.
- Prima di utilizzare un record nei documenti controlla ragione sociale, indirizzo e ruolo commerciale.
2. Preparare un preventivo cliente
- Apri il cliente corretto e crea una nuova proposta commerciale.
- Inserisci prodotti o servizi, quantità, prezzi, sconti e condizioni coerenti con la richiesta.
- Controlla validità, destinatari, valuta e collegamenti al progetto quando previsti.
- Salva la bozza e rileggi anteprima e totali prima della validazione.
3. Ordine cliente e collegamento al preventivo
- Apri il cliente e la proposta da cui nasce l’ordine, se disponibile.
- Crea l’ordine con il collegamento previsto oppure prepara una bozza diretta nel contesto corretto.
- Controlla riferimenti del cliente, righe, consegna, condizioni e importi.
- Valida secondo le autorizzazioni aziendali e consulta i documenti collegati per il seguito operativo.
4. Consegne parziali e documenti logistici
- Apri l’ordine e consulta le spedizioni collegate.
- Confronta quantità ordinate, già spedite e residue per individuare il lavoro ancora da completare.
- Genera o consulta il documento logistico previsto mantenendo indirizzo e riferimenti corretti.
- Aggiorna il seguito della consegna secondo il processo aziendale senza duplicare le quantità già evase.
5. Creare e validare una fattura cliente
- Apri il cliente e i documenti commerciali da cui deriva la fatturazione.
- Crea la bozza della fattura con i collegamenti previsti e controlla righe, imposte, condizioni e scadenza.
- Rileggi il documento e usa la validazione soltanto dopo il controllo autorizzato.
- Consulta numero, stato e documenti collegati; la generazione del PDF non dimostra da sola un invio fiscale esterno.
6. Registrare incassi e seguire le scadenze
- Apri la fattura validata e controlla importo, scadenza e pagamenti già registrati.
- Registra l’incasso effettivo indicando data, modalità, importo e conto pertinenti.
- Confronta il pagamento con il residuo e mantieni riconoscibili gli incassi parziali.
- Rileggi stato e saldo della fattura: una registrazione contabile non avvia da sola un trasferimento bancario.
Come riconoscere un flusso completato
Il controllo finale mette insieme ciò che è stato concordato, consegnato, fatturato e registrato come pagamento. Una consegna parziale lascia un residuo operativo; una fattura aperta richiede il controllo dei pagamenti collegati. Il documento successivo non sostituisce la verifica del precedente.
Le funzioni disponibili dipendono dalla configurazione e dai permessi del prodotto in uso. Il manuale completo resta disponibile nei download dell’area clienti.