Un archivio diventa difficile da usare quando ogni ricerca richiede di ricordare dove è stata salvata una copia. Cartelle e tag offrono due riferimenti complementari: posizione del documento e classificazione del suo contenuto.
Creare una cartella
- Apri la cartella padre e premi Crea nuovo folder.
- Inserisci un nome chiaro. Puoi aggiungere tag e scegliere un’etichetta di colore.
- Controlla le opzioni di condivisione: eredita dalla destinazione oppure, se disponibili, imposta gli accessi espliciti desiderati. Aggiungi utenti o gruppi solo quando necessario.
- Premi Fatto. Attendi il completamento e verifica che la cartella compaia nel percorso corretto.
Aggiungere tag coerenti
- Nel caricamento scrivi un tag nel campo Aggiungi tags e premi Invio o Tab per trasformarlo in etichetta.
- Gli spazi interni fanno parte del tag. Per esempio Progetto Alfa è una sola etichetta.
- Aggiungi gli altri tag e rimuovi quelli errati prima del caricamento. Le ripetizioni con differenze solo tra maiuscole e minuscole vengono normalizzate.
- Usa gli stessi termini concordati con il gruppo. La ricerca avanzata permette di usarli come criteri.
Un criterio da applicare nel lavoro quotidiano
Per i documenti di una commessa, definisci una struttura semplice e un vocabolario condiviso di tag. Evita varianti quasi identiche che separano contenuti dello stesso tipo.
Approfondisci nell’Academy
Per seguire i passaggi nelle lezioni dedicate, consulta Creare una cartella, Aggiungere tag coerenti.
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Commenti e domande
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