L’envoi d’un lien n’est qu’une partie du partage. Le destinataire doit pouvoir accéder au contenu avec les autorisations requises, en tenant également compte des autorisations héritées du dossier.
Partager un lien
- Sélectionnez le document et ouvrez Partager.
- Copiez le lien du document ou remplissez les destinataires et le message pour l’envoi intégré.
- Vérifiez que le destinataire dispose d’un compte et d’une autorisation de lecture. S’il manque, demandez à une personne autorisée de l’attribuer.
- Pour l’e-mail, appuyez sur Envoyer et vérifiez le résultat ; si possible, vérifiez auprès d’un destinataire du test.
Autorisations directes et héritées
- Ouvrez les autorisations sur le fichier ou le dossier. L’aperçu répertorie les affectations directes aux utilisateurs et aux groupes.
- Rappelons que les accès hérités des dossiers supérieurs restent actifs : l’absence de lignes directes n’implique pas l’absence de lecture.
- Ouvrez Gérer les autorisations si vous devez intervenir. Distinguer la lecture seule des destinataires en lecture et écriture et contrôler les destinataires.
- Enregistrez uniquement les modifications souhaitées. Vérifiez avec un compte test que les actions autorisées et interdites correspondent au résultat attendu.
Un critère à appliquer dans le travail quotidien
Avant de partager un document de projet, vérifiez le destinataire, l’emplacement et les autorisations réelles. Si le résultat n’est pas celui attendu, vérifiez la source de l’autorisation avant d’en ajouter une nouvelle.
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Commentaires et questions
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