Un archivo se vuelve difícil de usar cuando cada búsqueda requiere recordar dónde se guardó una copia. Las carpetas y etiquetas ofrecen dos referencias complementarias: ubicación del documento y clasificación de su contenido.
Crear una carpeta
- Abra la carpeta principal y presione Crear nueva carpeta.
- Introduzca un nombre claro. Puede agregar etiquetas y elegir una etiqueta de color.
- Verifique las opciones para compartir: heredar del objetivo o, si está disponible, configurar los accesos explícitos deseados. Agregue usuarios o grupos solo cuando sea necesario.
- Presione Listo. Espere a que se complete y verifique que la carpeta aparezca en la ruta correcta.
Agregar etiquetas consistentes
- Al cargar, escriba una etiqueta en el campo Agregar etiquetas y presione Entrar o Tabulador para transformarla en una etiqueta.
- Los espacios internos son parte de la etiqueta. Por ejemplo, Progetto Alfa es una etiqueta única.
- Agregue otras etiquetas y elimine las incorrectas antes de cargarlas. Se normalizan las repeticiones con diferencias únicamente entre mayúsculas y minúsculas.
- Utilice los mismos términos acordados con el grupo. La búsqueda avanzada le permite utilizarlos como criterio.
Un criterio a aplicar en el trabajo diario
Para documentos de trabajo, defina una estructura simple y un vocabulario compartido de etiquetas. Evite variaciones casi idénticas que separen contenido del mismo tipo.
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Comentarios y preguntas
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