Das Senden eines Links ist nur ein Teil des Teilens. Der Empfänger muss mit den erforderlichen Berechtigungen auf den Inhalt zugreifen können, wobei auch die vom Ordner geerbten Berechtigungen zu berücksichtigen sind.
Teilen Sie einen Link
- Wählen Sie das Dokument aus und öffnen Sie „Teilen“.
- Kopieren Sie den Dokumentenlink oder tragen Sie Empfänger und Nachricht für den integrierten Versand ein.
- Überprüfen Sie, ob der Empfänger über ein Konto und eine Leseberechtigung verfügt. Wenn es fehlt, fragen Sie jemanden, der zur Zuweisung berechtigt ist.
- Klicken Sie für die E-Mail auf Senden und überprüfen Sie das Ergebnis. Wenn möglich, wenden Sie sich an einen Testempfänger.
Direkte und geerbte Berechtigungen
- Öffnen Sie Berechtigungen für die Datei oder den Ordner. Die Übersicht listet direkte Zuordnungen zu Benutzern und Gruppen auf.
- Denken Sie daran, dass die von den übergeordneten Ordnern geerbten Zugriffe aktiv bleiben: Das Fehlen direkter Leitungen bedeutet nicht, dass kein Lesen erfolgt.
- Öffnen Sie Berechtigungen verwalten, wenn Sie eingreifen müssen. Unterscheiden Sie zwischen schreibgeschützten Empfängern und Empfängern mit Lese- und Schreibzugriff.
- Speichern Sie nur die gewünschten Änderungen. Überprüfen Sie mit einem Testkonto, ob die erlaubten und verbotenen Aktionen mit dem erwarteten Ergebnis übereinstimmen.
Ein Kriterium für die tägliche Arbeit
Überprüfen Sie vor der Freigabe eines Projektdokuments den Empfänger, den Speicherort und die tatsächlichen Berechtigungen. Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht, überprüfen Sie die Quelle der Berechtigung, bevor Sie eine neue hinzufügen.
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Kommentare und Fragen
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