Die Verwendung eines Archivs wird schwierig, wenn bei jeder Suche daran erinnert werden muss, wo eine Kopie gespeichert wurde. Ordner und Tags bieten zwei komplementäre Referenzen: den Speicherort des Dokuments und die Klassifizierung seines Inhalts.
Erstellen Sie einen Ordner
- Öffnen Sie den übergeordneten Ordner und klicken Sie auf Neuen Ordner erstellen.
- Geben Sie einen Klarnamen ein. Sie können Tags hinzufügen und eine Farbbeschriftung auswählen.
- Überprüfen Sie die Freigabeoptionen: Vom Ziel erben oder, falls verfügbar, die gewünschten expliziten Zugriffe festlegen. Fügen Sie Benutzer oder Gruppen nur bei Bedarf hinzu.
- Drücken Sie Fertig. Warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist, und überprüfen Sie, ob der Ordner im richtigen Pfad angezeigt wird.
Fügen Sie konsistente Tags hinzu
- Geben Sie beim Hochladen ein Tag in das Feld „Tags hinzufügen“ ein und drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste, um es in ein Label umzuwandeln.
- Die Innenräume sind Teil des Tags. Progetto Alfa ist beispielsweise ein einziges Label.
- Fügen Sie vor dem Hochladen weitere Tags hinzu und entfernen Sie falsche. Wiederholungen, bei denen sich nur Groß- und Kleinschreibung unterscheiden, werden normalisiert.
- Verwenden Sie die gleichen Bedingungen, die mit der Gruppe vereinbart wurden. Mit der erweiterten Suche können Sie diese als Kriterien verwenden.
Ein Kriterium für die tägliche Arbeit
Definieren Sie für Jobdokumente eine einfache Struktur und ein gemeinsames Tag-Vokabular. Vermeiden Sie nahezu identische Variationen, die Inhalte desselben Typs trennen.
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Kommentare und Fragen
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