Un archivio documentale diventa utile quando il gruppo trova la versione corretta e sa chi può leggerla, modificarla o approvarla. AirDoc permette di organizzare questi passaggi nello stesso contesto. Il percorso seguente mette insieme struttura, classificazione, revisioni e workflow, distinguendo il salvataggio di un file dal completamento del processo documentale.
Prima di iniziare
Usa una cartella dimostrativa e un documento non riservato per verificare il flusso. Gli strumenti Office descritti richiedono il percorso e la configurazione compatibili: Standard e Private E2EE non vanno considerati equivalenti.
1. Strutturare cartelle, gruppi e permessi
- Definisci le aree aziendali e crea le cartelle con nomi comprensibili e stabili. Usa tag concordati per classificare i file senza moltiplicarne le copie.
- Assegna gruppi e diritti alle cartelle radice appropriate. Verifica quali permessi sono ereditati e quali sono diretti sul singolo documento.
- Con un utente di prova controlla lettura, caricamento e modifica nella cartella autorizzata; verifica anche che un contenuto estraneo resti inaccessibile.
- Prova un collegamento condiviso secondo le regole dell’organizzazione e definisci chi può crearne o revocarne. Il possesso di un link non va confuso con un diritto sempre valido.
2. Aggiungere tag coerenti
- Nel caricamento scrivi un tag nel campo Aggiungi tags e premi Invio o Tab per trasformarlo in etichetta.
- Gli spazi interni fanno parte del tag. Per esempio Progetto Alfa è una sola etichetta.
- Aggiungi gli altri tag e rimuovi quelli errati prima del caricamento. Le ripetizioni con differenze solo tra maiuscole e minuscole vengono normalizzate.
- Usa gli stessi termini concordati con il gruppo. La ricerca avanzata permette di usarli come criteri.
3. Aggiornare con una nuova versione
- Apri la stessa cartella del documento esistente e scegli un file con lo stesso nome.
- Avvia il caricamento: il sistema mostra il documento trovato e propone Carica come nuova versione oppure Annulla.
- Controlla il nome e conferma soltanto se vuoi aggiornare quel documento. Prima della conferma il contenuto non viene sostituito.
- Dopo la conferma verifica il contenuto corrente e la cronologia. Il riferimento del documento resta lo stesso; permessi, tag, calendario e workflow vengono conservati.
4. Permessi diretti ed ereditati
- Apri Permessi sul file o sulla cartella. La panoramica elenca le assegnazioni dirette a utenti e gruppi.
- Ricorda che gli accessi ereditati dalle cartelle superiori restano attivi: l’assenza di righe dirette non implica assenza di lettura.
- Apri Gestisci permessi se devi intervenire. Distingui Sola lettura da Lettura e scrittura e controlla i destinatari.
- Salva soltanto le variazioni volute. Verifica con un account di prova che le azioni consentite e quelle vietate corrispondano al risultato atteso.
5. Workflow documentali
- Il workflow deve essere predisposto e associato alla sottoscrizione da un amministratore autorizzato.
- Durante il caricamento attiva Workflow e scegli uno dei percorsi disponibili. Non selezionare un flusso senza conoscerne partecipanti e passaggi.
- Apri il dettaglio Workflow del documento per consultare lo stato e le azioni consentite al tuo account.
- Prima di approvare o rifiutare controlla documento, versione e passaggio. Verifica poi lo stato risultante.
6. Salvare, rileggere e gestire i conflitti
- Prima di salvare, ricontrolla documento, cartella e modifiche preparate.
- Conferma il salvataggio e attendi il messaggio restituito dal sistema.
- Se il documento è stato modificato da un’altra sessione, riapri l’editor sulla versione aggiornata invece di sovrascriverla alla cieca.
- Riapri il file e consulta la cronologia per mantenere riconoscibili le versioni e il risultato del lavoro.
Come riconoscere un flusso completato
Al termine verifica il contenuto corrente, la cronologia e lo stato del workflow, poi controlla l’accesso con un secondo utente autorizzato. Il risultato atteso è un documento rintracciabile, con versione e responsabilità leggibili, senza copie create soltanto per aggirare i permessi.
Le funzioni disponibili dipendono dalla configurazione e dai permessi del prodotto in uso. Il manuale completo resta disponibile nei download dell’area clienti.