Um ficheiro torna-se difícil de utilizar quando cada pesquisa exige lembrar onde uma cópia foi guardada. As pastas e as etiquetas oferecem duas referências complementares: localização do documento e classificação do seu conteúdo.
Criar uma pasta
- Abra a pasta pai e prima Criar nova pasta.
- Introduza um nome claro. Pode adicionar tags e escolher um rótulo colorido.
- Verifique as opções de partilha: herdar do destino ou, se disponível, definir os acessos explícitos pretendidos. Adicione utilizadores ou grupos apenas quando necessário.
- Prima Concluído. Aguarde a conclusão e verifique se a pasta aparece no caminho correto.
Adicione tags consistentes
- Ao fazer o upload, escreva uma etiqueta no campo Adicionar etiquetas e prima Enter ou Tab para a transformar num rótulo.
- Os espaços interiores fazem parte da etiqueta. Por exemplo, Progetto Alfa é um rótulo único.
- Adicione outras etiquetas e remova as incorretas antes de fazer o upload. As repetições apenas com diferenças entre letras maiúsculas e minúsculas são normalizadas.
- Utilize os mesmos termos acordados com o grupo. A pesquisa avançada permite utilizá-los como critérios.
Um critério a aplicar no trabalho diário
Para documentos de trabalho, defina uma estrutura simples e um vocabulário partilhado de etiquetas. Evite variações quase idênticas que separem conteúdos do mesmo tipo.
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