Une archive devient difficile à utiliser lorsque chaque recherche nécessite de se rappeler où une copie a été enregistrée. Les dossiers et les balises offrent deux références complémentaires : la localisation du document et la classification de son contenu.
Créer un dossier
- Ouvrez le dossier parent et appuyez sur Créer un nouveau dossier.
- Entrez un nom clair. Vous pouvez ajouter des balises et choisir une étiquette de couleur.
- Vérifiez les options de partage : héritez de la cible ou, si disponible, définissez les accès explicites souhaités. Ajoutez des utilisateurs ou des groupes uniquement lorsque cela est nécessaire.
- Appuyez sur Terminé. Attendez qu’il soit terminé et vérifiez que le dossier apparaît dans le bon chemin.
Ajouter des balises cohérentes
- Lors du téléchargement, écrivez une balise dans le champ Ajouter des balises et appuyez sur Entrée ou Tab pour la transformer en étiquette.
- Les espaces internes font partie de la balise. Par exemple, Progetto Alfa est un label unique.
- Ajoutez d’autres balises et supprimez celles incorrectes avant le téléchargement. Les répétitions avec uniquement des différences en majuscules et en minuscules sont normalisées.
- Utilisez les mêmes termes convenus avec le groupe. La recherche avancée vous permet de les utiliser comme critères.
Un critère à appliquer dans le travail quotidien
Pour les documents de travail, définissez une structure simple et un vocabulaire partagé de balises. Évitez les variations presque identiques qui séparent les contenus du même type.
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Commentaires et questions
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